Gestión de crisis, trazabilidad y retiro

Publicado el: 12/5/2020
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La inocuidad en alimentos obliga a contar con diferentes procedimientos que permitan reaccionar a situaciones adversas. Es decir que tan preparada esta una planta para integrar información que clasifique y mida la magnitud de problema. La expectativa de Gestión de Crisis es controlar un evento negativo que afecta la continuidad del suministro de alimentos inocuos y de calidad. El impacto final en una empresa es cerrar sus operaciones, implicando su quiebra (Como consecuencia implicaría un desempleo masivo hablando macroeconómicamente) y en algunos casos acciones judiciales para sus dirigentes y propietarios. La intensión de este ensayo es comentar algunas ideas de apoyo y reflexión sobre el nivel de respuesta ante una crisis. Mantener en mente que las crisis se presentan de forma  impredecible con efectos negativos.

La implementación de un Plan de Gestión de Crisis requiere predecir y analizar una gran diversidad de eventos incluso los inimaginables; incluyendo a los naturales como lo está demostrando la pandemia del Coronavirus 2020 que nos dejará cicatrices imborrables. Otros por fallas humanas, financieras, sociales o bien por una combinación multifactorial; algunos ejemplos de los peligros y amenazas son:

  1. Situaciones climáticas: terremotos, sequías, tsunami, inundaciones, incendios, tornados, rayos, etc.
  2. Problemas internos financieros, fraude, defensa de alimentos, etc.
  3. Problemas internos asociados a mantenimiento y prevención: incendios, fugas o derrames de químicos peligrosos, explosiones, colapso de estructuras, etc.
  4. Movimientos populares: guerras, huelgas, guerras, saqueo, boicots, terrorismo, etc.
  5. Retiros de mercado por pérdida de inocuidad o calidad.
  6. Crimen organizado: extorsiones, secuestros, robos, atentados, etc.
  7. Políticas gubernamentales como impuestos, expropiaciones, sanciones, clausuras, aseguramiento de productos, etc.
  8. Pandemias, personal afectado y decesos.
  9. Etc.

GESTIÓN DE CRISIS

La idea principal es el control para una decisión final con la mitigación del evento negativo y una recuperación pronta. Para esto se requiere de un plan de gestión basado en identificar a potenciales peligros o amenazas, en esta fase además de identificarlos se tiene la oportunidad de darles un tratamiento adecuado, sin olvidarse de estar preparado para eventos impredecibles. El plan debe ser liderado y documentado por la alta gerencia, describiendo los métodos y responsabilidades, algunos elementos de la Gestión de Crisis son:

  • Quien es el responsable para la toma de decisiones, supervisión e inicio de medidas que surjan de un evento negativo. Implica quien reconoce oficialmente que hay una crisis y el inicio de la gestión. Parte de su función es haber designado a un equipo de gestión de crisis a nivel gerencial. El equipo tendrá que definir tipo de crisis y rutas a seguir para dar a conocer internamente y externamente las decisiones que surjan.
  • Designar al menos un vocero interno y externo para comunicarse con las autoridades, clientes, consumidores,  organizaciones externas y medios.
  • Capacitación previa del equipo responsable en gestión de crisis. La capacitación debe manejar habilidades de comunicación objetiva, habilidad para contrarrestar información distorsionada, falsa o tendenciosa. Asignar prioridades, presentación personal austera.
  • Implementar un seguimiento y respuesta inmediata a la crisis donde no se comprometa la inocuidad del alimento.  
  • Aislar e identificar un producto afectado durante una crisis. En el caso de inocuidad es necesario contar con diferentes documentos asociados a la producción del alimento junto con los documentos y registros de HACCP (Análisis de riesgos y Control de Puntos Críticos por sus siglas en Inglés) y Puntos Críticos Control (PCC) o de sus medidas preventivas. En esta situación la trazabilidad y retiro de producto deben estar implementados y ser robusto para el control del evento negativo.
  • Medidas que verifiquen que los alimentos asociados a la crisis, antes de su despacho siguen siendo inocuos durante y después de la crisis. De no ser inocuos proceder a su destrucción.
  • Elaborar la lista de contactos claves de alerta, incluyendo  toda la cadena de suministro y otras actividades asociadas; es decir proveedores, clientes, transportistas, centros de distribución, centros de atención médica, autoridades nacionales y del país destino en caso de exportaciones, organismos de certificación, medios,  fuentes de asesoría legal y de expertos técnicos.
  • Se debe estar preparados para transmitir información concreta, objetiva, real y de ayuda para personas que hayan sido afectadas, ya sea internamente o externamente (consumidores o público en general).
  • Contar con la capacidad para elaborar comunicados que reflejen preocupación,  responsabilidad y empatía por las personas afectadas. El comunicado  tendrá que describir el tipo de afectación, su repercusión, contactos de apoyo y orientación, medidas de prevención con los casos afectados, así como una descripción del problema, sus efectos, disposición y manejo de los productos o personas afectados.  
  • Revisar, probar y verificar el plan de gestión de crisis anualmente. Se tiene que asumir una situación de crisis hipotética. El ejercicio debe cuidar de llevarse a cabo internamente para evitar un pánico externo. Un elemento de éxito del ejercicio es asumir el peor escenario posible y llevar el ejercicio en su totalidad. Por ejemplo, es común que plantas de alimentos asumen un retiro del mercado porque están contaminados por un patógeno; es un ejemplo recurrente ya que permite valorar si es eficaz la gestión de crisis aunada a trazabilidad y retiro de producto. De esta manera se integra, demuestra y desafía el nivel de implementación de trazabilidad y retiro de producto en un solo ejercicio, vale la pena resaltar un error común a evitar es: “el lote seleccionado que contiene al patógeno está en el almacén y no ha salido de la planta, por lo que no es necesario continuar con las otras etapas y se concluye que el ejercicio tuvo éxito”. Es obvio que el peor escenario no fue evaluado, dejando en duda si es efectivo el control de crisis.

Otros ejemplos comunes para evaluar la gestión de crisis son los asociados a: inundaciones, incendios, fugas de amoniaco, etc. En estos casos el ejercicio se limita al control de la situación de emergencia, protección civil, protección de personal de planta y retorno a la normalidad sin que necesariamente se involucre trazabilidad y conceptos de retiro de producto.

  • Mantener todos los documentos  de las revisiones del plan de gestión de crisis. Los asociados a inocuidad y calidad, así como lotes involucrados, inventarios que permitan asegurar un tiempo de abasto antes de regresar a la normalidad
  • Contar con procedimientos implementados como trazabilidad y retiro de productos.
     

TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO

La trazabilidad de producto es necesaria ante una emergencia, para conocer y tener el control de cantidades involucradas (inventario), localización, origen de insumos (materias primas, material de empaque, coadyuvantes, etc.), etapas intermedias durante un proceso, así como el destino de productos.

  • La trazabilidad requiere implementar un procedimiento de seguimiento continuo de producto y asignar a un responsable, contando con los siguientes elementos:
  • El producto terminado debe documentar el seguimiento hasta el cliente, esto se conoce como “uno hacia adelante”.
  • También se debe documentar el seguimiento a través del proceso, hasta los proveedores de materias primas, empaques primarios y otros insumos, registrando fechas, lotes, cantidades. Esto se conoce como “uno hacia atrás”.
  • La trazabilidad debe incluir los reprocesos de productos, ya sea terminado o intermedio. En el caso de reprocesos, la trazabilidad debe ampliarse a todos los nuevos lotes que tengan un lote reprocesado, la situación puede volverse compleja cuando un lote conteniendo un reproceso vuelve a reprocesarse.
  • Los documentos y registros desde la recepción y durante el uso de materias primas, materiales de empaque, insumos y del despacho y destino del producto terminado deben estar controlados y disponibles ante una emergencia.
  • La trazabilidad debe probar su efectividad anualmente por medio de un ejercicio, el cual puede ser asociado a la gestión de crisis y de retiro de producto. Hay una preferencia de partir de un producto terminado como ejercicio de trazabilidad, vale comentar que un reto mayor es partir de insumo de uso común en varios lotes durante un periodo prolongado, por ejemplo azúcar, sal, aceites, etc. Los conceptos a reportar son: lote, fechas, cantidades, productos en donde se usó, origen (proveedores) y destinos (clientes), tiempo en realizar el ejercicio, cantidad recuperada (implica realizar un balance de materiales donde se puede incluir mermas, muestras para análisis, donaciones, etc.), la cantidad recuperada debe ser 100% ya que se considera ineficaz sobreestimar o subestimar insumos o producto terminado.
  • La trazabilidad necesita apoyarse en la identificación de los insumos, productos intermedios, reprocesos y producto terminado. Incluyendo el etiquetado correcto. El procedimiento de identificación requiere asignar responsables y mantener los registros documentados y disponibles.  

RETIRO DE PRODUCTOS

El retiro de productos es la respuesta a una situación de crisis y los productos no inocuos y afectados deben retirarse físicamente del mercado para proteger al consumidor. Por lo que debe implementarse un procedimiento de retiro de producto, cumpliendo con:

  • Asignación de responsable de iniciar, gestionar e investigar el retiro de un producto.
  • Basarse en los procedimientos de gestión de crisis, retomando los conceptos de un plan de comunicación para informar a clientes, consumidores, autoridades y otros organismos que deben ser informados en casos de un incidente de inocuidad alimentaria de naturaleza pública.
  • Realizar análisis de causa raíz de cualquier tipo de retiro, documentando las correcciones y las acciones correctivas. Mantener todos los documentos asociados a un retiro.
  • El sistema de retiro de productos deberá revisarse, probarse y verificarse anualmente, recordando que se debe cubrir el peor  escenario.

Hay nuevos retos a vencer a partir de lo impredecible, estando siempre como amenaza a la estabilidad de las empresas. Sin embargo, se puede implementar la secuencia lógica de pasos para controlar o minimizar situaciones negativas por medio de la Gestión de Crisis con el soporte de identificación de insumos y procedimientos de trazabilidad y retiro (Figura 1)

 
Figura 1. Las bases para implementar una Gestión de Crisis

BIBLIOGRAFIA 

1) SQF: https://www.mygfsi.com
2) FAO. Food Traceability Guidance: http://www.fao.org/3/a-i7665e.pdf
3) Full Text of the Food Safety Modernization Act (FSMA).
4) Crisis Management and communications https://instituteforpr.org/crisis-management-and-communications/

 
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