Mejoremos la interacción entre el auditado y el auditor

Publicado el: 8/4/2019
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Los procesos de auditorías de certificación requieren esfuerzos cada vez mayores por parte de las plantas para cumplir con los diferentes lineamientos establecidos por las entidades de certificación. Vale comentar que GFSI (Global Food Safety Initiative,(1)) ha establecido guías para que cualquier esquema de certificación como BRC, SQF, FSSC2200, etc. cumplan con HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points (2)), de hecho, estos esquemas de certificación deben estar homologados en inocuidad y basados en los lineamientos del CODEX ALIMENTARIUS (3), de otra manera no serán reconocidos para su acreditación y por lo tanto no podrán certificar plantas, auditores capacitadores y asesores. El enfoque de esta publicación es presentar algunas conductas entre auditores y auditado en diferentes situaciones para una interacción de ganar – ganar al conocer actitudes de ambos lados.

Los dos grandes tipos de auditoría son las de certificación y las no certificadas. Toda casa auditora de certificación establece lineamientos para que sus auditores apliquen habilidades y competencias en forma imparcial en la evaluación de una planta procesadora de alimentos, basándose en evidencia objetiva. Un auditor debe ser sensible a cumplir con una secuencia de actividades (Tabla 1), de tal manera que logre la reacción positiva de la planta.

Tabla 1 Interacción entre un auditor y planta para el éxito en el desarrollo una auditoria.  

 

AUDITOR

 

 

PLANTA

Preparar documentación previa, enviar agenda y otros documentos preauditoria.

Seleccionar e implementar el esquema de GFSI a implementar (BRC, SQF, FSSC22000, etc.). Realizar auditorias internas 

Conducir reunión de apertura, definir alcance y tipo de guía a seguir. Confirmar agenda de trabajo.

Haber revisado la guía de auditoria. Confirmar agenda. Colectar firmas de los participantes.

Mantener abierta la comunicación durante la auditoria. Escuchar al personal.

Presentar documentos y evidencias de como mantiene el control del sistema de inocuidad y de calidad.

Colectar evidencias objetivas de cumplimiento, así como de potenciales oportunidades de mejora.

Presentar en tiempo y forma los documentos solicitados. Presentar evidencia si se tiene control o como logrará la mejora (ante una desviación detectada).

Verificar la información escrita (procedimientos como se realizan en la línea)

Realizar preauditorias que verifiquen que su sistema esta implementado. Haber validado Prerrequisitos, Puntos Críticos, HACCP, etc.

Realizar entrevistas al persona aplicando la técnica del embudo (iniciar comuna pregunta abierta y cerrarla), Dejar que el entrevistado se explique.

Cumplir con el programa de capacitación. Instruir al personal en su área de acción. Orientarse al concepto que las auditorias son orientadas al proceso y los responsables serán auditados en su área (incluyendo a la alta gerencia.

Prever y evitar conflictos. Control de tiempo y dar oportunidad de que los involucrados presenten evidencias.

Presentar evidencia documentada o como resolverá una desviación.

Documentar y presentar resumen de los hallazgos. Permitir que la planta los analice.

Presentar documentos que demuestren control del sistema, su mejora o una acción correctiva.

Conducir reunión de cierre con evidencia objetiva. Promover que se sustituya “leer un listado de desviaciones” por la dinámica de que el área o persona responsable presente como realizara las acciones correctivas. Para esto el auditor debe dejar avances de la auditoria durante su realización.

La planta asignará a los responsables de área o proceso para presentar las acciones correctivas con análisis de causa raíz, así de que sea efectiva la mejora propuesta.

Entregar reporte en el tiempo establecido.

Cumplir con el seguimiento de las Acciones Correctivas y correcciones de los hallazgos detectados en tiempo y forma. Enviarlas al auditor para su revisión final. Como parte de la Acción Correctiva es demostrar que la acción aplicada es efectiva.

Enviar la auditoria al cuerpo certificador una vez revisadas satisfactoriamente las Acciones Correctivas presentadas por la planta.

Mantener los estándares y prepararse para la auditoria de recertificación o verificación según sea el acaso y evitar la recurrencia de desviaciones.

Se debe considerar que las diferentes entidades de certificación han establecidos lineamientos para que sus auditores demuestren su competencia durante las auditorias a plantas procesadoras de alimentos en una amplia gama de sectores de procesos en la manufactura de alimentos (4). Aún así hay algunas lagunas imponderables como cual es la reacción de una planta ante su primera auditoria, sus expectativas, ansiedades y temores; las plantas no están aisladas en estos temores, lo mismo sucede con los auditores ante su primera auditoria. Los comentarios siguientes no significa que haya un estilo o situación ideal o mejor que otra, es mas bien como reacciona una planta o auditor ante diferentes situaciones, las definiciones no son peyorativas sino basadas en el comportamiento humano adaptado de las teorías del Dr. Paul Hersey sobre el Modelo de Liderazgo Situacional (5, 6 y 7). La información debe ser usada para que el auditor y planta realicen un trabajo en conjunto conociendo la situación de auditado – auditor.

 

TIPOS DE AUDITOR

DIVA: Son perfectos, exigentes / intimidan, quieren cuestionar cada detalle, no deja que la planta se exprese. Interrumpen a la persona entrevistada, IMPONE su verdad.

NOVATO: Siente un gran interés por hacer todas las auditorias, quieren ser escuchados constantemente, quieren revisar todos los planes, métodos, procedimientos, etc. distraer al personal auditados con la nueva información antes de terminados los anteriores y quieres inspeccionar todos los rincones y documentos.

Necesitado: No cumplen con los tiempos del cronograma de auditoría, necesitan más tiempo para terminar la auditoría, no administran tiempo y secuencia de auditoría adecuadamente. Podrían dejar varias preguntas en el aire. La Auditoría siempre es una carga para ellos.

Súper estrella. Ellos saben la rutina, guía a la planta, lleva el control del tiempo y ayudar a la planta a ir a través de la auditoría. No permiten distracciones innecesarias. Buscan evidencias objetivas que den un valor agregado (ya sea por el cumplimiento sistema o detectar mejoras en el mismo). La auditoria termina en tiempo y forma. Deja evidencia escrita de los hallazgos.

 

TIPOS DE PLANTA

Novata. Es una planta nueva, es su primera auditoría. El auditor tiene que explicar lo que hay que hacer, revisar secuencia, horarios, etc. La planta esta emocionada cuando es su primera auditoría. Antes de la reunión de cierre la planta requiere tiempo para hacer preguntas y obtener aclaraciones. Puede presentar información adicional a la auditada que incluso “inocentemente” se declara culpable (Por ejemplo, podría comentar: “Si supiera que además no terminamos la validación de buenas prácticas”).

Necesitada. Es su primera o segunda auditoria, La planta no necesariamente quiere ser auditada, comenta lo que pasaría si no aprueba, por ejemplo “la cantidad de personas que quedan sin trabajo por reprobar”. Promete que lo va a hacer “Le juro que en un mes ya estará las correcciones, no las reporte”. Podría llegar a ocultar información, utiliza tácticas dilatorias (tarda mucho tiempo en presentar la información solicitada, pueden mentir. El auditor tiene que explicar el objetivo y los beneficios que las auditorias proporcionan (“Es la primera oportunidad de evitar que situaciones críticas se salga de control”).

Diva. Su actitud tiende a ser arrogante o sobre valorarse, se pregunta ¿Por qué tenemos que seguir auditándonos contigo? Han desarrollado cierta madurez, tiene orden, pero es insegura. Probablemente cuentan con personal nuevo en el equipo. El auditor proporciona elevadas cantidades de ayuda / notas explicativas / estímulo y la oportunidad de discutir las cosas antes de la reunión de cierre.

Super Estrella. La Planta ha sido auditada varias veces, ha obtenido buenos o excelentes puntajes. La Planta es proactiva, presenta documentos de manera ordenada, está completamente abierto a las inspecciones. Es madura y segura. Hay orden.

Para una buena interacción hay que aplicar principios básicos de auditor y auditado (Tabla 2). El auditor tiene la responsabilidad de proporcionar un valor agregado a una auditoria como: detectar la conformidad y madurez de un sistema de inocuidad y calidad, detectar posibles desviaciones en una planta que repercutieran en la pérdida de inocuidad o calidad, evitando potenciales perdidas de la inocuidad y calidad de los productos, así como retiros a la planta. Indirectamente las plantas mantienen la imagen y prestigio de su marca, es decir se establece procesos preventivos, de mejora, se evitan potenciales perdidas económicas, cumplir con ofrecer productos inocuos y de calidad.

Tabla 2 Principios básicos del auditor y del auditado

Auditor

Auditado

Conducta ética

Éticos

Evaluación justa / evaluar procesos

Presentar validaciones por el responsable del proceso

Profesional

Profesionales

Independencia

          Áreas integradas

Enfoque basado en evidencia 

Presentar la validación (eficiencia) del sistema evaluado

Una buena interacción se lleva a cabo aplicando las 10 reglas básicas de interacción entre auditor – auditado, como lo ha detectado J. Kausek (8)

  • Regla 1: Haga que los auditados se sientan como miembros de un equipo de auditoría.
  • Regla 2: Iniciar la evaluación con preguntas abiertas generales, aclarar que no hay respuestas correctas o incorrectas.
  • Regla 3: Ser un oyente activo.
  • Regla 4: Nunca deje que el auditado elija que registros presenta.
  • Regla 5: identificar el impacto real de los hallazgos (dar un valor agregado)
  • Regla 6: Siempre confirmar los hallazgos con el auditado.
  • Regla 7: No ser “cuchillito de palo”. No engancharse en discusiones  
  • Regla 8: Proporcionar suficiente información para permitir que el auditado comprenda lo que se encontró, así como el requisito que no cumple.
  • Regla 9: Cuando se detectan áreas de fortaleza, sea específico al citarlas.
  • Regla 10: Alimentar al auditor, deje que el auditado se alimente. Parece irónico, recordemos el comportamiento de una persona que no ha ingerido alimentos, es irascible.

Finalmente, la idea es que las potenciales desviaciones o problemas sean prevenidos, que las acciones correctivas sean eficientes para prevenir su recurrencia. Implementar conceptos de mejora continua, las recurrencias no son aceptables en plantas,

Referencias bibliográficas

 
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