Errores que deben evitarse en las auditorías en la Industria de Alimentos

Las auditorias se ejecutan siguiendo el formato establecido por la normativa o por el esquema de certificación. Se usa un formulario con preguntas que demandan respuestas calificables con puntaje. Seguir ese formato podría limitar la capacidad del auditor, porque no todo resulta ser “cumple” o “no cumple”; sin embargo, el buen auditor tiene pericia para comprender con ciencia las situaciones que se presentan y conciliarlas con el espíritu de la norma. Hoy, nos referiremos a un error frecuente que debe evitarse para no marcar una “No Conformidad” cuando no aplica. El desafío es para el auditor y para la norma.   

En la normativa de seguridad de los alimentos, la sección del Programa Manejo Integrado de Plagas (MIP) establece que, los plaguicidas deben estar respaldados por las Hojas de Seguridad, Etiquetas, y Certificados de Libre Venta (CLV).

El CLV es un documento extendido por las autoridades competentes en cada país, para que el producto pueda venderse en el territorio nacional o exportarse; debe ser tramitado por el Importador o por el Fabricante, y es un tema de legalidad; sin embargo, lo incluye la normativa para asegurarse que la Industria de Alimentos, no se vea afectada con plaguicidas no autorizados. 

El error se produce cuando el auditor aplica “No Conformidad” por encontrar un CLV vencido, y que éste se mantiene en el paquete de documentos que dan soporte al Programa MIP. 

Existen varias razones para mantener ese certificado en el archivo de documentos, y también para usar plaguicidas cuyo certificado no está vigente, pero lo más importante es el programa de Trazabilidad.

Las empresas -de cualquier giro- pueden hacer compras en alto volumen abasteciendo sus inventarios para uno, dos o más años, y usarlos paulatinamente de acuerdo a su programa de producción, siempre que los productos o ingredientes no estén vencidos. Esas compras se realizan como medida financiera para obtener precios más competitivos o cuando se prevé riesgo de escasez.  Se trata de una decisión comercial/financiera y su único límite es que, al momento de la compra, el CLV, si se requiere, esté vigente. 

Si más adelante el fabricante o importador, no tramita el nuevo CLV, eso no implica que el inventario quede inhabilitado para su uso. La compra se hizo en correcta forma, y lo que después haga o deje de hacer el productor o importador que lo registró, no tiene incidencia. 

Para el caso de plaguicidas, esperaríamos no encontrar en uso un plaguicida con CLV, vencido tres años atrás, porque los plaguicidas tienen menor tiempo de vida útil, por tanto, el auditor debe tomar decisiones acertadas en casos dudosos, pero considerando toda la información. 

Las Plantas elaboran productos cuya vida anaquel podría ser de 3 años, por ejemplo; durante ese tiempo, los productos pudieron consumirse totalmente o aún pueden estar en el mercado. Si un consumidor adquiere el producto dentro de ese periodo, y aparece un reclamo, el producto queda sujeto al Programa de Trazabilidad y al Programa de Retiro (Recall) y, si el reclamo es por características que podrían corresponder a contaminación con plaguicidas, la Planta fabricante necesita disponer de información suficiente para comprobar si se trata o no de trazas de plaguicidas.

La información para el Programa de Trazabilidad, se obtiene de los registros y de los documentos de los plaguicidas, que deben mantenerse en archivo, aunque ya no se estén usando, porque en algún momento de esos 3 años de vida útil del producto, los plaguicidas pudieron ser utilizados. Recordemos en este punto que en el Programa de Trazabilidad se dispone de escaso tiempo para responder, especialmente cuando el nivel de criticidad es alto, por ello, es importante mantener todos los documentos de manera que puedan consultarse en forma rápida. 

El paquete de documentos del Programa MIP debería depurarse para extraer lo que no sea útil, con base en los tiempos de vida útil de los alimentos y de los empaques en contacto directo, pero esto es una decisión conjunta entre la compañía de MIP y la Planta, que no tiene relación con la auditoría ni con la normativa. 

Adicionalmente, el auditor dispone de un dato muy importante: la normativa establece que debe llevarse registro de los plaguicidas aplicados en las Plantas. Al encontrar el CLV sin vigencia, puede buscar el plaguicida en el Registro de Aplicación de Plaguicidas, que incluye todos los datos necesarios para Trazabilidad, y en ese registro podrá notar si el plaguicida ha sido utilizado o no y en qué tiempo, pudiendo tomar decisión conciliada con lo expuesto sobre razones comerciales/financieras. 

 

Veamos el siguiente ejemplo: A partir de un decreto que se emitió el año 2023 en El Salvador -actualmente vigente hasta marzo 2024- con el objetivo de evitar inflación en productos de la canasta básica; se liberó de algunos trámites a los alimentos y otros insumos (dentro de éstos los insecticidas) listados en el decreto. Ese artículo ampara que, si un insecticida cumple con regulaciones sanitarias en el país de origen, puede importarse y venderse en El Salvador. En este caso, no tendrá CLV, sino que, estará amparado por el decreto. Eso es un punto que la normativa “no alcanza a ver”, pero que el auditor debe entender; por ello las normas hacen referencia a: “si la legislación lo permite”. 

En conclusión, reitero la importancia de comprender el espíritu de la normativa y conocer o solicitar información que respalde la legalidad, porque lo que aparentemente podría ser una “No Conformidad”, al estudiar lo que ocurre, al aplicar ciencia, se facilita comprender el fondo y eso podría conducir, quizá, a una observación fundamentada que no afectaría la calificación para la Planta.