Forma de ajustar contablemente la merma por deshidratación del maíz en la fabricación de alimentos para animales.

Hace algún tiempo, un importante ejecutivo de una prestigiosa fábrica de alimentos para animales me comentaba que en el cierre del ejercicio contable del periodo anual, se le estaba presentando una situación , por lo demás, muy incomoda, porque en los reportes de su gestión mensual a la junta directiva, la utilidades eran satisfactorias, pero al final del periodo, cuando se cerraba el balance contable, aparecía en la contabilidad un rubro que denominaban “Mermas por ajustar” y que correspondía a mermas del maíz que se usaba en la producción. La situación estaba en que lo consumido de maíz durante el año se componía de varios lotes y un lote de maíz hace parte de muchos sublotes de producción, por lo cual al finalizar el inventario físico de cada lote y quedar una merma esta no tenía a quien ser cargada como costo de producción y se llevaba contablemente a un rubro de  mermas por ajustar, que se ajustaba contra utilidades al final del periodo y cuyo valor le arrebataba una cantidad importante de las que él creía eran las utilidades hasta ese momento.

Entonces, revisando el tema, le propuse que adoptará el siguiente sistema.

Método para calcular y ajustar contablemente las mermas por deshidratación de un lote de granos que se ha conformado a partir de varios sublotes con peso y humedad diferentes y luego es almacenado en bodegas o silos para ser entregado a producción a través del tiempo en partidas periódicas de diverso tamaño.

Lo primero que hay que hacer es consolidar la información de peso total recibido inicial y su humedad promedio ponderada, obtenida del peso y la humedad de cada subpartida para tener el punto base de comparación para todas las entregas.

Luego hay que registrar el peso y la humedad de cada sub lote o partida entregada a producción a medida que va pasando el tiempo y liquidar la merma proporcional a ese peso, en el mismo momento de hacer el retiro de almacén a producción,  para hacer el ajuste en inventario, y en contabilidad,  correspondiente a esa cantidad.

Un ejemplo ayuda a comprender cómo se hace. Un lote de  56.500 kg de maíz, que se encontraba almacenado en un silo de trabajo de una planta de alimentos para animales, y fue conformado con pequeñas partidas, recibidas de productores locales, que se acopiaron como grano “seco” y fueron llegando en el transcurso de uno o dos días, y cuya humedad promedio ponderada fue de 12,99%. Lo cual significa que había sublotes con más humedad y otros con menos.  Después de 90 días de almacenamiento, se inició su consumo en producción, siendo entregado en 6 sublotes hasta terminar físicamente.

El siguiente cuadro resume las entregas del producto y sus características, así como la estimación de la merma de cada una de las partidas o sublotes entregados.

Para calcular la merma proporcional se utiliza la fórmula matemática universal
Peso final = Peso inicial x (100 – H%inicial) / (100 –H%final)
Con el peso final y el peso inicial se calcula la Merma:
Merma por Humedad: Peso Final – Peso Inicial
% de Merma por Humedad: Merma / Peso inicial X 100.

De esta fórmula deducimos  la fórmula para el cálculo de esta merma.

Por ejemplo, al analizar la primera entrega: se conoce el peso final, que es 10.600, se trata de buscar el peso inicial, original antes de la deshidratación. Despejando los factores:

Peso inicial = peso final / ((100-H%inicial)/(100- H% final)) = 10.600 / ((100-12,4)/(100-12,99)) = 10.600 / 1,007  = 10.671,88 Kg

En este caso, en la salida de almacén se den reportar 10.671 Kg, aunque solo hayan salido en físico 10.600.  De esta forma, la merma queda registrada y hace parte del costo del lote que se está elaborando, de forma que no queda “huérfana” y tanto en la contabilidad de inventarios como en la contabilidad de dinero, el tema queda saneado. De no ser así en este ejercicio hubieran sido trasladados a la cuenta de ajuste de inventarios por “Mermas por ajustar”, la cantidad de 760,8 Kg, que luego hubiera habido que valorizar y cargar a las utilidades, pues el lote participó en la elaboración de 6 sublotes, que fueron ya costeados y comercializados.

En el ejemplo, se puede apreciar, cómo al final del consumo físico del inventario, no queda nada por ajustar. El costo de la materia prima va cargando su merma, esta se vuelve costo del proceso y queda cobrada y al final la cuneta “mermas por ajustar” queda vacía o casi vacía.  Mi amigo, adoptó el sistema, el cual al principio , como todo, tuvo resistencia de varias de las instancias de la empresa, principalmente porque hubo que hacer ajustes y por el sabido y ya conocido síndrome de la “resistencia al cambio”