Reuniones exitosas

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Las reuniones pueden ser una experiencia positiva o negativa en relación directa con la actitud de los participantes, y, en algunos casos, con la habilidad de quien la coordina.

Las quejas más habituales relacionadas con una reunión negativa son que estos encuentros son uno de los grandes “ladrones de tiempo” del trabajo, ya que en muchas ocasiones se convoca a reuniones cuyos objetivos no están claros, nadie se sintió verdaderamente escuchado, quien la presidió asumió demasiado protagonismo, o no dio espacio al intercambio y al disenso, que hubo demasiadas distracciones.

En fin…todas circunstancias que confirmarían ese “robo” de tiempo útil, lo que termina por sumar, además, sensaciones de enojo y fastidio.

La duración justa de una reunión es la que permite debatir todos los temas planteados.

Todos agradecemos una reunión que valorice el tiempo del encuentro, en donde no queden temas sueltos, donde las discusiones no sean desordenadas y que cada cual pueda volver a sus tareas lo más rápidamente posible.

¿Qué se puede hacer para lograr una reunión positiva y productiva?

  • Planificar
    • Establecer una agenda o un temario de los asuntos a tratar
    • Tener en claro los objetivos de la reunión

Sin una planificación que ordene el espacio/tiempo de la reunión los asistentes probablemente sentirán que están frente a una situación improvisada, sin rumbo claro, lo cual no hará más que generar desmotivación y tedio por sentir que se está perdiendo el tiempo. Frente a la falta de un orden pueden suceder dos cosas: que los participantes se vayan por las ramas extendiéndose en temas que nada tienen que ver con el objetivo principal de la reunión, o bien, que alguien se constituye en el disparador de temas conflictivos de familia que nada tienen que ver con la reunión.

  • Fijar día, hora y motivo del encuentro y designar a una sola persona como encargada de comunicar esta información a todos los que participarán con la debida antelación
    De este modo, todos pueden ordenarse con respecto a otros compromisos y se evita el famoso teléfono descompuesto.

    La existencia de objetivos o temas a tratar permite a los que se reunirán –al saberlo con antelación- preparar cualquier material que consideren de utilidad para llevar a la reunión, así como tomar nota previa de algunos puntos que no se desea que sean pasados por alto. Asimismo, el estar al tanto del motivo de la reunión se evitarán preguntas innecesarias que no harán más que prolongar el encuentro.
  • Respetar el horario de comienzo de la reunión
    Arribar a la reunión puntualmente y respetar el horario de inicio equivale a respetar a todas las personas presentes y a su tiempo.

    Esto no siempre sucede y genera malestar.
    Llegar tarde a una reunión estipulada es otra manera de interrupción, lo que inevitablemente provoca fastidios y la necesidad de recapitular para poder poner al tanto al recién llegado.
  • Pautar la duración de la reunión cuando ésta comienza, y respetarlo
    Este punto tiene relación directa con los temas que se vayan a tratar.

    Por ejemplo, las reuniones en las cuales se tratan temas presupuestarios suelen ser más extensas, ya que deben discutirse una cantidad importante de detalles. Por otra parte, una reunión demasiado extensa lleva a una lógica falta de interés y concentración por parte de los participantes.

  • Apagar los teléfonos celulares durante la reunión
    Tanto apagados, como todos juntos en una “caja de silencio”, aportan a que la reunión sea más productiva y haya menos fuentes de distracción.

    Como dice Renato Bernhoeft, “el teléfono celular es un magnífico invento, que acerca a los que están lejos…pero aleja a los que están cerca”.
  • Pensar el lugar donde se realizará la reunión
    Este punto es importante también. Principalmente debe ser un lugar confortable y silencioso, en el cual se garantice la ausencia de interrupciones.
  • Tomar una actitud positiva hacia los conflictos
    La reunión es también el espacio en el que se exponen conflictos.

    La mejor manera de encontrar una solución efectiva para los problemas es partiendo de una actitud basada en tomar estas situaciones como un aprendizaje.
    Las soluciones deben adoptarse de forma consensuada y ello sólo puede lograrse si los participantes logran escuchar y respetar atentamente los distintos puntos de vista, no encerrarse en sus propios pareceres, comprendiendo que las críticas pretenden tener un fin constructivo y no constituyen una agresión personal.
  • Registrar los acuerdos
    Los acuerdos a los cuales se arriba en la reunión deben ser registrados.

    En el caso de las empresas de familia, muchas veces es un miembro de la familia el designado para labrar el acta o hacer la minuta.
    Es importante que no queden dudas con respecto a los acuerdos, ya que éstos marcan un rumbo a seguir o la asignación de nuevas responsabilidades. Si no queda constancia alguna de los acuerdos es posible que a las pocas horas ya nadie tome en cuenta las decisiones que se tomaron y nunca se implementen las acciones acordadas.

  • Evaluación final
    Al finalizar la reunión es conveniente revisar si se han tratado todos los temas alcanzando los objetivos propuestos. Esta evaluación también es de utilidad para revisar procesos o dinámicas que quizás no fueron de utilidad durante la reunión y que pueden perfeccionarse.
  • Confidencialidad
    Todos los que participan en reuniones deben tener en claro cuáles son los alcances de la confidencialidad en cada caso concreto. Es decir, cuáles son los temas o los conceptos que no deben compartirse con terceros, ya que eso podría afectar a alguna persona, alguna relación o a la propia empresa.
    Para liberarse de un compromiso de confidencialidad, en caso de duda, es necesario preguntar a quienes participaron en la reunión, para que acepten explícitamente que los temas pueden ser difundidos.
  • Comprender que las reuniones forman parte del trabajo
    De esta manera, cada cual hará su mayor esfuerzo para que la reunión sea positiva y productiva.
 
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