Eficiencia, Eficacia, Efectividad: Porqué necesitamos poner en practica estas 3 palabras

Existen tres conceptos que muchas veces suelen confundirse: Eficiencia, Eficacia, Efectividad, tener clara su definición y aplicación dentro de la vida diaria y empresarial es fundamental para poder gestionar las actividades adecuadamente.

Es el grado con el cual las actividades planeadas son realizadas y se cumplen con los objetivos propuestos, los resultados se asimilan a la satisfacción del cliente a través del producto y servicio (calidad, servicio y precio). Los indicadores de eficacia se enfocan en el QUÉ se debe hacer.

Una empresa es Eficaz si:

Se pueden establecer diferentes fórmulas para medir la eficacia, veamos algunos ejemplos:

Ejemplos: 

1.- El presupuesto de lechones destetados hembra servida año es de 28 lechones y se lograron obtener 26 lechones.

% EFICACIA = (26 ÷ 28) *100
% EFICACIA =  92.86% de eficacia, no se cumple con el presupuesto de lechones destetados hembra servida año.

2.- De un lote de 560 cerdos cebado, sacaron a sacrificio 380 cerdos gordos con un peso promedio de 120 kilos calidad extra y 180 cerdos gordos con un peso promedio de 70 kilos calidad cola.

% EFICACIA = (380 ÷ 560) *100
% EFICACIA= 67.86% de eficacia o cumplimiento de la meta de los cerdos gordos de calidad extra. No se cumple con la eficacia de calidad.

3.- Un trabajador cuida en un día de trabajo 1000 cerdos en ceba, de los cuales 90 cerdos fueron rechazados por control de calidad por no cumplir con los parámetros técnicos establecidos.

% EFICACIA = (cerdos con buena calidad ÷ Total cerdos) *100
% EFICACIA = (910 cerdos ÷ 1000 cerdos) *100
% EFICACIA = 91% de los cerdos producidos fueron con buena calidad.

Es el grado con el cual se aprovechan los recursos. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el CÓMO se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.

Una empresa es Eficiente si:

De igual manera para la Eficiencia se pueden establecer fórmulas para medirla, veamos algunos ejemplos:

Ejemplos:

1.- Para el proceso de vacunación de 800 lechones en precebo se programó 2 persona para el aislamiento y 2 persona para la vacunación en 8 horas de trabajo, al finalizar el día se vacunaron los 800 lechones en 7.5 horas.

% EFICIENCIA = (8 horas*4 personas ÷ 7.5 horas * 4 personas) *100
% EFICIENCIA = 32 horas/30 horas * 100
% EFICIENCIA = 106.67% se utilizaron menos horas de las programadas. Se cumple con la eficiencia.

2.- El rendimiento estándar establecido para realizar el embarque de cerdo gordo para el centro de sacrificio es de 30 cerdo/hora. Una persona durante 4 horas despacha 140. ¿Cuál es la eficiencia?

% EFICIENCIA = (Rendimiento alcanzado ÷ Rendimiento estándar) *100
% EFICIENCIA = (140 cerdos/4 horas ÷ 30 cerdos/hora) *100
% EFICIENCIA = 116.67%. Se cumple y supera el nivel de eficiencia. 

Es ser eficiente y ser eficaz. Es lograr los objetivos a través del mejor método y el más económico. Alcanzar la satisfacción del cliente con la óptima utilización de los recursos.

Ejemplo: 

1.- El rendimiento de vacunación en la etapa del precebo es de 20 lechones/hora. Un trabajador durante una jornada de 8 horas vacuna 168 lechones. Al revisar la actividad del día de esta persona se encuentran 40 lechones que quedaron mal vacunados.

% EFICACIA = (168 – 40) lechones ÷ 168 lechones) *100 = 76.19%
% EFICIENCIA = (168 lechones/8 horas ÷ 20 lechones/hora) *100 = 105%
% EFECTIVIDAD = ((76.19%/100) + (105%/100)) /2) *100
% EFECTIVIDAD = 90.59%

Conclusiones. EL PORQUE 

La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde la empresa puede trabajar para reducir sus costos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? donde se tiene que estar al tanto de lo que está pasando “afuera” de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades, las fortalezas o neutralizar las amenazas y debilidades que se presenten. Ante esto, Peter Drucker dijo: “No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia).

Se debe trabajar tanto en la eficiencia como en la eficacia, ambos van de la mano. Existen empresas que pueden ser las más eficientes en su actividad, pero si no perciben a tiempo los cambios que se están gestando en el entorno y no modifican sus estrategias probablemente van a tener serias dificultades.

De igual manera si la empresa se preocupa solo de la eficacia, satisfacción del cliente, buena calidad a toda costa, sin tener en cuenta la eficiencia, se puede llegar a tener muy buena calidad, pero con costos y gastos demasiado altos teniendo poco o ningún margen de utilidad para los accionistas. En el mundo exigente y competitivo de hoy, las condiciones han cambiado, hay que ser eficientes y eficaces para permanecer en el negocio.

En búsqueda de mejorar la competitividad de las empresas porcicolas, lo que es importante y clave en todos los procesos, así como los resultados que se quieren mejorar, es necesario medirlos. Si lo hace, mídelo, si lo mides, contrólalo, si lo controlas, mejóralo.

La mejor manera de medir, controlar y analizar el tiempo es en horas de trabajo. La cantidad de trabajo utilizado para realizar las diferentes actividades en los procesos y la administración; deben ser evaluadas en horas-hombre. La mano de obra es el recurso más valioso en la producción porcicola por eso la importancia de poder llevar un buen control de este recurso para saber en qué se está utilizando y que se puede hacer para optimizarlo.

En toda actividad y en todo proceso existe tiempos improductivos por diferentes factores asociados al interior de la empresa, en algunos casos el hecho de no conocer la verdadera naturaleza de los tiempos improductivos conlleva a las personas a justificar las ineficiencias de los procesos y seguir cometiendo todo tipo de errores que van a ir en contra de la productividad y competitividad de las empresas.

Mejorar la productividad en una empresa es una responsabilidad que siempre recaerá sobre la Alta Dirección, con la colaboración de los trabajadores. Para lograrlo la dirección deberá identificar y tratar de reducir el contenido de trabajo y el tiempo improductivo que se tienen en las diferentes actividades del proceso de producción.