Experiencias en la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto de Ciencia Animal
Publicado: 1 de octubre de 2018
Por: Sofía Orquídea Lezcano, Leidys Dolores Jiménez y Y. Real. Instituto de Ciencia Animal. Carretera Central km 47½, San José de las Lajas, Mayabeque, Cuba.
Resumen
ElSistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 sepuede definir como la planificación y ejecución de un plan estratégico, que se hace visible a través de procesos que, a su vez, operan mediante actividades y tareas concretas dentro de la organización para alcanzar los objetivos propuestos y ponerlos al servicio de los clientes, proveedores y demás personas interesadas. Es por ello que tomando como premisa que la documentación es el soporte de dicho Sistema,ya que en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización, sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones, se realizó el estudio del centro para detectar las debilidades para la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad. Este se diseñó teniendo en cuenta los requisitos de la norma ISO NC 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, para la gestión por procesos, su identificación como ESTRATÉGICOS, CLAVES y de APOYO, se confeccionó el mapa y la ficha correspondiente. También, se contó con la NC ISO/IEC 17025:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración, debido a que contamos con varios laboratorios en el centro. A los cuadros de dirección y trabajadores se les ofrecieron conferencias y capacitación para la interpretación de las normas de referencia. Se escribió la documentación general del SGC, se inició la específica de cada proceso con avances notables y su revisión sistemática, lo que ha dado lugar a la mejora contínua en algunos procesos y subprocesos. Con la escritura de la documentación, el enfoque de procesos, la capacitación y la implantación del SGCse obtuvieron mejores resultados en el control de los indicadores productivos y de servicios del centro.
Palabras clave: Sistema de Gestión de la Calidad, normas, mapa de procesos, documentación
Introducción
Para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede lograr el éxito poniendo en práctica y manteniendo el sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión.
Como lo indica la NC ISO TR 10013:1005 Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), la documentación es el soporte del Sistema de Gestión de Calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización, sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones. Por tanto, se requiere que el SGC de una organización esté documentado.
Para llevar a cabo lo antes expuesto, es precisa la implantación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) con enfoque de procesos, ya que es una poderosa herramienta para organizar y controlar las actividades del trabajo, creando valor para el cliente. Los procesos se gestionan como un sistema, creando una red de ellos y de sus interacciones, como lo enuncia la ISO NC 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
La organización que adopte el enfoque anterior genera confianza en la capacidad de sus procesos, en la calidad de sus productos y proporciona las bases para la mejora continua, siempre que cuente con la documentación correspondiente, actualizada y registrada, así como con sus trabajadores debidamente capacitados para el desempeño de su trabajo. Cada organización tiene flexibilidad para seleccionar la documentación de su SGC, por lo que se deben desarrollar la cantidad de documentos que se necesiten para demostrar la eficiacia de la planificación, operación, control y mejora contínua de su SGC y de sus procesos. Dicha documentación puede relacionarse con las actividades totales de la organización o con una parte seleccionada de ellas; por ejemplo, los requisitos específicos que dependen de la naturaleza de los productos, procesos, requisitos contractuales, reglamentaciones
gubernamentales o de la propia organización. Es importante que los requisitos y el contenido de esta, se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.
gubernamentales o de la propia organización. Es importante que los requisitos y el contenido de esta, se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.
Por todo lo anterior, el objetivo del presente trabajo es mostrar las experiencias enla implantación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en el Instituto de Ciencia Animal.
Materiales y Métodos
Para diseñar la metodología a utilizar y la escritura de la documentación se tuvieron en cuenta los requisitos de las normas ISO NC 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, la NC ISO TR 10013:1005 Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad y la NC ISO/IEC 17025:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración, debido a que se cuenta con varios laboratorios en
el centro. Como pasos iniciales se procedió a la capacitación de los directivos y trabajadores en dichas normas, para que se pudieran aplicar eficientemente en cada proceso y éstos sean eficaces.
el centro. Como pasos iniciales se procedió a la capacitación de los directivos y trabajadores en dichas normas, para que se pudieran aplicar eficientemente en cada proceso y éstos sean eficaces.
Se efectuó el estudio del centro y se creó un equipo multidisciplinario con la participación de especialistas de la Dirección de Recursos Humanos, para definir los procesos y la documentación que se debe confeccionar, así como las normas y disposiciones legales que tienen que ver con cada una de las actividades. También, se procedió a definir el alcance del Sistema sobre la base de los objetivos plasmados en cada una de las Areas de Resultados Clave de la institución, así como el programa de capacitación en temas de Buenas Prácticas de Producción (BPP), Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL), Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP), documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Bioseguridad e interpretación de las normas antes mencionadas, entre otros.
Resultados y Discusión
Por la importancia que reviste la implantación del SGC para la institución, para aportar valor agregado a todos sus productos tangibles o no y por ser el ICA un centro de investigación en la rama agropecuaria, la escritura de la documentación del SGC es un pilar fundamental. Es por ello, que esta se escribió por la NC ISO 10013, con el apoyo de la NC ISO 9001 para el enfoque de procesos y la NC ISO/IEC 17025:2006 para los laboratorios.
Primeramente se realizó el estudio del centro, donde se detectaron las debilidades fundamentales para la implantación del SGC y para su representación se utilizó la técnica del Diagrama Causa-Efecto (figura 1).
Figura 1. Resultado del estudio del centro
Por la diversidad y complejidad de las actividades que tiene la institución se identificaron 26 procesos, se confeccionó el mapa y las fichas correspondientes para cada uno de ellos. Posteriormente, se realizó el reanálisis de estos y con el fin de hacer más funcional el desarrollo del trabajo se determinó que quedaran solamente 12, se determinaron los estratégicos, claves y de apoyo, cuyo mapa se aprobó en el Consejo de Dirección, incluso con los colores que representan la institución, con un nuevo diseño del SGC del ICA (figura 2) y de la ficha de proceso como herramienta de trabajo.
Procesos identificados
PR01 - Planificación estratégica
PR02 - Control interno
PR03 - Gestión de la Calidad
PR04 - Gestión del Capital Humano
PR05 - Gestión de la ciencia y la innovación
PR06 - Postgrado
PR07 - Producciones agropecuarias
PR08 - Comercialización
PR09 - Relaciones internacionales
PR10 - Gestión económica y financiera
PR11 - Aseguramiento material
PR12 - Seguridad y protección
Figura 2. Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad del ICA.
Una vez creadas las bases anteriores se procedió a poner en práctica el Sistema y cumplir con los requisitos de la documentación. Se confeccionaron:
- Procedimientos e instrucciones
- Declaraciones de la Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Misión y Visión, en el centro, de cada proceso y subproceso
- Manual de Calidad
- Manuales de procedimientos
- Los procedimientos requeridos en la NC 9001:2008
- Los documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control de los procesos y subprocesos
- Los registros requeridos por dicha Norma
- Diagramas de flujo
- Organigramas
- Mapa de procesos del ICA
Paralelo a ello, se llevó a cabo la capacitación de los trabajadores en Gestión de la Calidad, Calidad en los servicios, Documentación del SGC y Satisfacción del cliente, Buenas Prácticas de Producción y de Laboratorio, Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control e Inocuidad, entre otras, para elevar el nivel cognoscitivo de todos y de esta forma, lograr el objetivo trazado.
Además, los Jefes de proceso y subproceso, han confeccionado el plan de Calidad anualmente, con el fin de comprometer a todos los trabajadores en esta tarea y darle cumplimiento a los objetivos trazados en las Áreas de Resultados Clave de la institución en esta disciplina, así como avanzar en la implantación de su SGC.
Los avances en la escritura de la documentación han sido notables, en todo el centro, han despertado el interés en gran parte de directivos y trabajadores, debido a los niveles de conocimiento y control que esta proporciona, ya que se describe cada actividad con lujo de detalles para realizarlas correctamente y con responsabilidades bien definidas. Se han escrito un total de 461 procedimientos con sus registros para el control de lo que se lleva a cabo. En la tabla 1 se muestran los procesos que más se destacan en la escritura, aplicación y mejora contínua del SGC.
No obstante, la cantidad de documentos escritos no se corresponde con su aplicación en todos los procesos pero se está trabajando en su actualización.
Tampoco se debe pasar por alto el apoyo de la Dirección General, como máxima responsable de la implantación del SGC en la institución para lograr los objetivos propuestos en las ARC, a través del chequeo sistemático del cronograma de revisión y asesoría a éstos, en el Consejo de Dirección, reunión de directores, despachos individuales con cada uno de ellos y con el grupo de Gestión de la Calidad.
Un aspecto importante a destacar, es que el sistema documentado y controlado en cada proceso y subproceso permite que se revise con la frecuencia que cada uno requiera para hacer las modificaciones pertinentes, de acuerdo con los resultados que se vayan obteniendo en el transcurso de su aplicación, para llevar a cabo la mejora contínua del SGC. En esta fase se cuenta con los subprocesos de Relaciones Internacionales, Información Cientifico Técnica, Matemática, Postgrado, Unidad Integral Porcina y Unidad Integral Avícola y el proceso de Recursos Humanos, donde cada año se revisa la documentación y se hacen modificaciones o se añaden otros procedimientos.
También se han escrito documentos complementarios como reglamentos de las unidades productivas y de servicios e instructivos de uso de equipos que complementan el trabajo del SGC y se organizaron talleres de calidad, en los departamentos, donde se impartieron conferencias y encuentros de conocimientos.
En resumen, se diseñó el Sistema de Gestión de la Calidad y el mapa de procesos para el Instituto de Ciencia Animal a la medida de cada organización y permite compatibilizar los procesos necesarios; se aplican los indicadores de eficacia para evaluar el trabajo de los procesos y subprocesos, mensual y trimestralmente y se cuenta con la mejora continua del Sistema en varios procesos y subprocesos, por lo que se han obtenido mejores resultados en el control de los indicadores del servicio que prestan.
Referencias
NC ISO 9000-2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
NC ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NC ISO 10013-2005. Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.
NC ISO/IEC 17025:2006 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
Contenido del evento:
Autores:
ICA - Instituto de Ciencia Animal- Cuba
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