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¿Cómo abordar reuniones uno a uno con el personal?

Publicado: 13 de septiembre de 2021
Por: Fernando Nazario Lucero
Día a día, en el funcionamiento de la granja, surge la necesidad de realizar reuniones, en general grupales o de equipo, con el personal. Condición necesaria, para mantener una fluida comunicación y transparencia; de informaciones, resultados y objetivos.
Ahora bien, siempre nos encontramos con la necesidad de realizar reuniones uno a uno, entre el personal y su superior inmediato. Según la nomenclatura o nombre, que le demos a los puestos en la granja, puede ser entre Gerente de producción y Jefe de granja, entre Encargado de maternidad y Operario, Encargado de Sitio 3 y Operario, etc. Siempre respetando el orden de autoridad, es decir, quien reporta a quien; de lo contrario estaremos “saltando”, a quien en realidad le corresponde llevar adelante la reunión, y hablar con su colaborador.
Las reuniones uno a uno son una herramienta de desarrollo de subordinados, de mentoría; dejando en el colaborador la sensación de que alguien se preocupa por su desempeño y carrera, alguien está dispuesto a ayudarlo y que hay un ámbito de dialogo que siempre puede solicitarse.
Un punto a destacar, es que las reuniones uno a uno, son una excelente herramienta para favorecer la comunicación y flujo de información de abajo hacia arriba en la organización. En un ámbito de dialogo, un subordinado puede expresar ideas, situaciones y contar cosas, que no contaría en una reunión grupal.

Planificar la reunión
Es muy importante planificar la reunión, determinando: quienes asistirán, en que momento y dónde se hará, cuáles son los temas a tratar y cuáles son los objetivos de la misma.
Dentro de la preparación, debemos recabar y tener disponible, toda la información que hace a los temas a tratar. Por ejemplo, si un Encargado de maternidad, dentro de los temas que tiene que abordar con un Maternero, está el número de nacidos muertos en sus partos, debe llevar a la reunión toda la información histórica y actual, sobre objetivos y resultados del indicador, generales y del resto de personal. Ponerle objetividad (con números) es fundamental, expresiones como mucho, poco, más o menos; son subjetivas y pueden ser malinterpretadas.
Cuando se convoca a un subordinado a una reunión, lo ideal es informarle de lo que se hablará, pautar día y hora entre ambos, y dejar abierta la posibilidad de que la reunión se extienda más tiempo del planificado.

Desarrollo de la reunión
Cuando llevamos adelante una reunión, también estamos enseñando al colaborador, sobre como reunirse con sus subordinados.
Iniciar recordando lo que se hablará, y los tiempos establecidos, le da un orden a la reunión; llevar por escrito lo hablado, da un marco de seriedad y compromiso hacia el futuro.
Dentro de metodologías Agiles en Gestión de Recursos Humanos (GRH), como OKR (Objetivos y Resultados Clave), las reuniones uno a uno, son la herramienta fundamental de feedback con el equipo. Conversaciones, feedback y reconocimiento, es la manera con la que ayudamos al colaborador a cumplir con sus objetivos, pensando en la mejora continua, involucrando al personal en el proceso, motivando su participación y manteniéndolo permanentemente informado sobre los resultados.
Si solo hacemos reuniones para informar lo que está mal, imponer sanciones, decir que debe hacerse; y solo volver a tener una reunión para una situación similar, no hay motivación alguna para mejorar. Estamos trabajando reactivamente ante problemas y no ocupándonos de fomentar el rendimiento.
Es deber de todo buen líder dedicar el tiempo suficiente a las conversaciones, feedback y reconocimiento; con su personal. Delegar implica más responsabilidad en el seguimiento de los resultados, y más comunicación con el subordinado.

Seguimiento de lo hablado
La periodicidad de las reuniones va depender de diversos factores, por ejemplo:  abordar mensualmente o trimestralmente, la charla sobre diferentes resultados va a depender de la cantidad de datos obtenidos. No es lo mismo conversión mensual, tasa de partos, que reposición anual, etc. También, por algún motivo, una de las partes puede pedir una reunión fuera de la agenda normal.
Lo importante es no perder el hilo de lo hablado en reuniones anteriores, rever lo que se trabajó para el futuro y mantener un seguimiento de los resultados actuales.
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Autores:
Fernando Nazario Lucero
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