Tareas críticas y alerta temprana

Es imprescindible entender que hay determinadas tareas cuyo incumplimiento da lugar a consecuencias significativas, y que, si no pueden cumplirse en tiempo y forma, es necesario emitir una alerta temprana.

Podríamos seguir escribiendo varias hojas de tareas que, si no se cumplen en tiempo y forma, generan un daño extraordinario a la organización, ya que se detienen procesos, se altera una rutina de producción, o se afecta la productividad de otros. 

Es habitual que nos encontremos con este tipo de situaciones, bajo la forma de reclamos, en el marco de los procesos de consultoría en empresa y familia.

Algunas veces, lo que está en juego es la falta de compromiso de algún partícipe; en otros casos, su falta de entrenamiento para hacer las cosas en tiempo y forma. Pero, en la mayor parte de los casos, nos encontramos con un verdadero desconocimiento de dos conceptos fundamentales:

Son aquellas cuyo incumplimiento en tiempo y forma resiente la facturación, la rentabilidad, el prestigio o la organización de la empresa, o afecta en forma directa a un cliente o grupo de clientes.

Por definición, son cambiantes. Lo único que no cambia, es que cuando una tarea es crítica, su incumplimiento arroja como resultado un daño.

Es conveniente que se señalen especialmente las tareas críticas, que haya consenso entre la Dirección y quienes las deben cumplir, y que se adopten los mecanismos necesarios para lograr que sean cumplidas con prioridad.

Asimismo, y como manera de prevenir la contingencia, resulta conveniente estructurar un sistema por el cual, en caso de que el responsable principal de la tarea crítica no pueda cumplirla, alguna otra persona acuda en su reemplazo.

A su vez, y a fin de mejorar la calidad del servicio en forma sostenida, es conveniente llevar un registro de las actividades críticas, a quiénes fueron confiadas, y el resultado obtenido dentro del plazo que se fijó.

El reiterado incumplimiento de actividades críticas daría lugar a la separación de la persona involucrada de ese tipo de gestiones, dado que su actitud resultaría muy peligrosa para el desarrollo de la empresa.

A su vez, al saber que está comprometida con una actividad crítica, todo integrante de la empresa debería solicitar ayuda en caso de no poder cumplir en tiempo y forma, dado que su principal obligación debe ser velar por los intereses de fondo de la empresa, y lograr el cumplimiento de los objetivos, aunque su realización deba compartirse o derivarse a otro integrante.

Si lo expuesto es significativo en general, mucho más cuando se trata de integrantes de la familia propietaria, dado que tienen que dar el ejemplo de iniciativa ypertenencia a todos los restantes integrantes de la empresa.

Desde ya, diferenciar a las actividades entre las que son críticas y las que no lo son ayuda a manejar el tiempo de una manera más adecuada, porque permite priorizaractividades, y consecuentemente también delegar.

Quien tiene a su cargo la responsabilidad de llevar adelante una actividad no es el “dueño” de esa actividad. Solamente, es el delegado para cumplirla.

Por lo tanto, parte de su compromiso con el equipo de trabajo debe consistir en  dar una alerta temprana, en caso de que, por algún motivo (propio o ajeno) la tarea no pueda ser cumplida en el tiempo y la forma establecida.

De esta manera, quien le haya formulado la delegación (el Director del Proyecto, el Gerente, el Jefe directo) estará en condiciones de:

¿Cuándo debe darse la alerta temprana? Apenas la persona que está a cargo de la ejecución advierte que ésta no podrá ser cumplida en tiempo y forma.

Como ejercicio para identificar las tareas críticas y habituarse a emitir alertas tempranas, se propone lo siguiente:

1.- Cuáles de ellas eran críticas.

2.- Por qué razón.

3.- Cuáles no eran críticas.

4.- Si quedó alguna actividad crítica sin cumplir.

Luego, compartirá sus observaciones con los demás participantes, con el fin de extraer conclusiones.

Esas conclusiones tienen que quedar por escrito.

A continuación, definirán los modos de realizar la alerta temprana:

Tanto la identificación de tareas críticas, como la sistematización del modo de dar alertas tempranas, son aportes de valor, que dan cuenta del interés y compromiso de los participantes, con el éxito de la empresa.