¿Cuándo elaborar un protocolo familiar?

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Resumen

La respuesta en manos de un pesimista sería, a boca de jarro, “cuando todavía estés a tiempo”. Y algo de razón tiene, porque si la familia empresaria no establece reglas cuando las relaciones son buenas va a ser mucho más difícil llegar a acuerdos duraderos cuando hay situaciones de enfrentamiento y tensión.


El Protocolo Familiar es un acuerdo que tiene valor legal, pero, fundamentalmente, tiene valor moral, lo que significa que una familia que tiene principios éticos se compromete a cumplir determinados acuerdos, relacionados con:

  • Los ámbitos en los que van a desarrollar sus negocios
  • El modo de realizarlos
  • Las pautas para el ingreso, la permanencia y el egreso de los miembros de la familia (lo que implica, entre otras cosas, cuáles son las aptitudes que se exigen en los familiares que quieren trabajar en la empresa, las actitudes requeridas, la retribución pactada, etc.)
  • Modos de dirigir la empresa
  • Pautas para la transmisión de la propiedad, tanto en caso de fallecimiento de alguno de los socios, como en caso de que quiera retirarse en vida
  • Mecanismos para prevenir y resolver conflictos

Para realizar un Protocolo Familiar es necesario, fundamentalmente, contar con el consenso de los integrantes de la familia, ya que ellos deben participar activamente en el proceso.

En muchos casos, la realización del protocolo tiene consecuencias muy significativas en las relaciones de la familia empresaria, ya que el proceso genera cambios, tanto en la manera de conducirse entre sí, como en la práctica de rendirse cuentas, evaluar la gestión de los integrantes de la familia, ventilar las diferencias entre ellos, etc.

Por todas estas razones, la mejor manera de encarar un Protocolo Familiar es mediante la participación de consultoría externa, que cumplirá diversas funciones:

  • Elaborar un programa de desarrollo de un protocolo a medida de las necesidades de la familia empresaria, en función del grado de desarrollo de los negocios, la visión con que los encaran, y la complejidad del grupo familiar.
  • Servir de guía para el cumplimiento de los puntos acordados.
  • Intervenir en los conflictos que puedan producirse entre los miembros de la familia, proponiendo las soluciones más adecuadas para cada caso concreto.
  • Impulsar a la familia empresaria para que se focalice en la elaboración del protocolo, evitando postergaciones en el proceso.

Normalmente, quienes encaran un Protocolo Familiar están incentivados para hacerlo, porque:

  • Han conocido casos de éxito (familias cercanas que se ordenaron mejor, y hasta fueron más exitosas, a través de la experiencia del Protocolo)
  • Han conocido desastres empresario-familiares, de quienes no hicieron a tiempo un Protocolo, y se enfrentaron a duras situaciones de conflicto que terminaron hundiendo a la empresa, y separando a la familia.

El proceso de elaboración del Protocolo se inicia, habitualmente, cuando algún miembro de la familia manifiesta su inquietud al respecto y logra persuadir a otros de los beneficios de hacerlo. Sin duda, la mayor solidez del proyecto empresarial y el aseguramiento de que los vínculos van a mantenerse en su actual nivel cuando son buenos son dos de los grandes incentivos para encararlo. Sin embargo, a veces, se piensa en el Protocolo como el proceso no controversial que va a ayudar a resolver situaciones de malestar del presente, o a prevenir alguna crisis que ya se está avizorando.

Tanto para preservar lo bueno del presente como para evitar lo malo del futuro, el proceso de elaborar el Protocolo es un camino totalmente recomendable.



¿Cuándo encarar un Protocolo Familiar?

  • Cuando se van a incorporar integrantes de la nueva generación

En la medida de lo posible, elaborar reglas claras respecto de las exigencias de la empresa, una descripción detallada del puesto a ocupar, normas de retribución equitativas, pautas de satisfacción y motivos de apercibimiento, ayudan a evitar que un joven ingrese a la empresa y termine vegetando en ella, o sintiendo que hace un enorme esfuerzo que no es valorado.

A veces, también resulta conveniente establecer un régimen de pasantías para los miembros de la familia, y difundirlo de manera tal que todos los jóvenes sepan, incluso desde años antes, que hay una oportunidad para ellos en la empresa familiar.

  •  Cuando se van a encarar nuevos negocios

Son innumerables las experiencias de fracasos en nuevos negocios, y, con los fracasos, la imputación de responsabilidades, todo lo cual puede afectar las relaciones familiares.

También puede ocurrir que los nuevos negocios sean un éxito, pero que, si no fueron debidamente consensuados, traigan como consecuencia una crisis en la relación familiar: alguien no entiende por qué otro miembro de la familia empresaria ocupa tanto tiempo y energía en un negocio que no termina de ser comprendido y aceptado por todos.

Sea por la atribución de tiempo, el reconocimiento económico, el riesgo de pérdida económica o la posibilidad de un éxito no reconocido, cuanto más claramente se fijen las pautas en un Protocolo Familiar, menores van a ser las posibilidades de que el nuevo negocio sea un eje de malestar en la familia empresaria.

  •  Cuando algún titular de la empresa empieza a pensar en su retiro

¿Es necesario elegir un sucesor?

¿Hay que profesionalizar la empresa?

El retiro de un socio genera la necesidad de establecer nuevas reglas, que, probablemente, habrán de impactar en los beneficios económicos para cada participante en la empresa.

Diferenciar entre el trabajo operativo, la participación en la dirección de la empresa y los beneficios por ser titular de una participación en el capital, permite mantener las buenas relaciones y ordenar el diálogo en la familia empresaria.



  •  Cuando se va a realizar un cambio significativo en la empresa

Sea un cambio en la visión de la empresa, sea un cambio en la misión, en la plantilla de personal, en la infraestructura, lo cierto es que no todos acompañan el cambio de la misma manera. Algunos son especialmente entusiastas, y otros se resisten.

Para lograr las mejores actitudes, el proceso de elaboración del Protocolo Familiar es de enorme ayuda.

  •  Cuando agobian los conflictos

En algunos casos no se pueden resolver los conflictos en forma directa, porque algunas personas tienen su sensibilidad a flor de piel, y el solo hecho de hablar de determinados temas les resulta traumático.

En esos casos, el proceso de elaboración del Protocolo puede ser de enorme utilidad, dado que es posible mantener el diálogo y buscar puntos de consenso en otras áreas mientras pasa el tiempo necesario hasta que el conflicto pueda ser debidamente abordado. Además, en la medida en que habitualmente el Protocolo incluye mecanismos para prevenir y resolver conflictos, esos contenidos pueden ayudar a que el clima mejore, y los protagonistas estén más predispuestos a llegar a acuerdos.

 
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