Dirección de Proyectos: Un enfoque práctico

¿Recuerda usted cuántos proyectos en su organización han cumplido los objetivos de alcance, tiempo y presupuesto?, probablemente su respuesta sea cero, habitualmente los proyectos en escasas ocasiones logran un cumplimiento altamente preciso acerca de las previsiones sobre los mismos.

¿Cuáles son los factores que afectan la confiabilidad en la ejecución de proyectos?, ¿la imprecisión es una cualidad inherente a la administración de proyectos?. La respuesta es no, varios son los elementos que contribuyen a una dinámica compleja de afección a los lineamientos del proyecto, más allá de las diversas metodologías de ejecución de proyectos, el siguiente compendio de factores clave procura establecer criterios prácticos de éxito en el desarrollo de proyectos.

Esto implica definir cuáles son los resultados esperados del proyecto, los objetivos del proyecto deben ser SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y definidos en una expectativa de tiempo), dichos objetivos deben ser acordados con las partes involucradas en el proyecto, dicha labor procura la mayor claridad en los entregables de proyecto, así como un marco de juicio común.

El desarrollo de proyectos involucra personal propio y externo a la organización, así como partners especialistas en campos de complemento del proyecto, la determinación del personal involucrado en el proyecto es un elemento clave para establecer una cultura de ejecución basada en una palabra: disciplina. La selección de partners y personal debe contemplar referencias previas de orientación al logro, el Project manager deberá establecer mecanismos de control que permitan evaluar el cumplimiento de cronograma, decisiones y negociaciones internas con el equipo de proyecto.

La planeación integral es una inversión de tiempo y recursos, el tiempo destinado a planeación ahorra recursos de suma valía posterior, las líneas macro de planeación deben estar estrechamente vinculadas con planes de ejecución de detalle, uno de los mayores defectos en la ejecución de proyectos es justamente una planeación “superficial” que no contribuye a una secuencialidad asociada a restricciones que deben ser administradas en el proyecto.

Cuánto tiempo conlleva el que un mensaje de dirección de proyecto llegue a la base de la pirámide operacional?, es de importancia clave el que se establezcan mecanismos de flujo de información ágiles, los mismos pueden ser mediante el involucramiento de mandos medios, cierre y entrega de turnos, carteleras operacionales, entre otros.

Es rol clave de un director de proyectos el estar atento a las señales de alerta, de hecho la planeación procura que dichas señales sean mínimas, las señales de alerta constituyen síntomas de deviación, por ejemplo: pérdida de secuencialidad, resultados parciales erróneos, caída de avance, accidentabilidad, pérdida de materiales, entre otros. Dichas señales deben ser intervenidas con un enfoque de causa-raíz, estableciendo acciones clave, responsables y un enfoque preventivo preciso.

En un proyecto existen hitos clave, ellos reflejan una proyección del cumplimiento final, el monitoreo realista de avance consiste en verificar el cumplimiento de lo planeado versus lo ejecutado, físicamente, en campo, en caso de desviaciones de avance el mecanismo de análisis y acción se repite: identificar causas, adoptar acciones correctivas y preventivas.

Es habitual que en los proyectos se presenten cambios, ellos provienen de distintas fuentes, el gobernar el cambio es un factor clave dado los mismos afectan cronograma y ejecución presupuestal, por tanto debe ser definido un mecanismo y un equipo responsable de aprobar los cambios que surgieran en el desarrollo del proyecto.

La fase mayormente crítica de un proyecto es su cierre, especialmente si un retraso en cronograma debe ser enfrentado, ejecuciones altamente exitosas en muchas ocasiones terminan en cierres de proyecto fallidas, en rotura de relaciones, en incumplimiento de objetivos; la premura del cierre, la presión sobre el mismo demanda gobernar un equipo de trabajo que ve el final próximo y tiende a correr hacia él. Es clave en la presente fase el liderazgo del administrador de proyecto a efectos de mantener prioridades orientadas a calidad y satisfacción de cliente.

Estos criterios simples asociados a una disciplina de ejecución son motores de éxito en el cumplimiento de los objetivos establecidos en la dirección de proyectos.

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