Compras: una de las llaves del éxito para los programas nutricionales

Los negocios pecuarios basan un gran porcentaje de su éxito en la disponibilidad de un Excelente Alimento Balanceado. Para que realmente logren obtenerlo, es fundamental que las áreas funcionales de compras y nutrición trabajen conjuntamente al realizar la gestión del proceso de adquisición de los insumos requeridos. Actualmente la administración de un negocio tiene un enfoque sistémico que supera las barreras que en el pasado dividían un área de otra. Si el objetivo es disponer de un excelente alimento balanceado tenemos que empezar por rediseñar el proceso de compras. El propósito de esta presentación es describir un esquema de trabajo entre el Nutriólogo y el Comprador de una empresa pecuaria.

 

Es muy común que se presenten alguna de las siguientes situaciones conflictivas:

Para el NUTRIÓLOGO:

1.- Reformular porque no dispone de un ingrediente.

2.- Forzar la inclusión de un ingrediente.

3.- Diluir la mala calidad de una materia prima.

4.- Formular sin tener precios de reposición.

5.- Desconocer las tendencias en los mercados de materias primas.

Para el COMPRADOR:

1.- Desaprovechar la compra de oportunidad de una materia prima.

2.- Adquirir insumos solamente en base a su precio.

3.- Realizar sustituciones de ingredientes que no son equivalentes.

4.- Mantener altos inventarios.

5.- Flexibilizar los parámetros de calidad. Todas las situaciones anteriores no llevan a la producción de un Alimento Balanceado Excelente y los costos adicionales que se generan podría ser la diferencia entre obtener utilidades o pérdidas en un negocio.

No se trata de convertir al Nutriólogo en Comprador, ni al Comprador en Nutriólogo, sino de realizar una gestión en equipo que minimice los problemas comunes con los que se enfrentan cotidianamente.

Para lograrlo se requiere de un modelo de gestión que puede implementarse sin tener que cambiar la estructura que se tenga en la empresa. La propuesta es implementar un Modelo Sistémico.

 

Un Sistema es una agrupación de elementos en interacción dinámica organizados en función de uno o varios objetivos. El Enfoque Sistémico consiste en abordar un problema, un proceso o un fenómeno como un todo y no como la suma de componentes.

Este concepto no es nuevo ya que se ha aplicado desde la antigüedad para explicar distintos fenómenos naturales, teorías filosóficas, procesos productivos, administración de empresas y hasta terapias psicológicas.

Distintos autores plantean sus esquemas para conceptualizar el Enfoque Sistémico con diferentes grados de complejidad. En forma simplificada es común utilizar el siguiente esquema:

Un Sistema está integrado por:

COMPONENTES:son los elementos que constituyen el sistema, como las personas, herramientas de trabajo, información.

ESTRUCTURA:son las relaciones que se establecen entre los elementos del sistema.

FUNCIONES: son las acciones que se deben desempeñar.

INTEGRACIÓN: son los mecanismos que aseguran la estabilidad del sistema.

Es posible que les surja la pregunta ¿Por qué utilizar un Enfoque Sistémico para redefinir los procesos realizados por el Nutriólogo y el Comprador de una empresa pecuaria? La respuesta es simple pero con diferentes matices. Porque no implica la desarticulación de la estructura existente, no impone una relación jerárquica, se busca una responsabilidad compartida para lograr objetivos, implica relaciones con otros sistemas de la empresa y se convierte en un modelo para resolver los problemas que se deban enfrentar.

Los titulares de las áreas involucradas deben ser capacitados para desarrollar un Pensamiento Sistémico. Es una premisa fundamental ya que deberán definir objetivos y métodos de trabajo con este enfoque.

 

El punto de partida es la decisión compartida del Nutriólogo y el Comprador para adoptar un nuevo paradigma que les facilite el cumplir con sus responsabilidades dentro de la empresa. Implica dejar atrás el esquema de trabajo en paralelo y el distanciamiento de funciones. El nuevo paradigma define un área de responsabilidad compartida. Los resultados que se logren pertenecen a ambos.

Las etapas que se deben cubrir son:

1.- Definir los objetivos en forma clara y medible.

2.- Establecer las funciones que involucren a otras áreas.

3.- Diseñar un plan de trabajo (Agenda).

4.- Implementar las acciones.

5.- Realizar evaluaciones periódicas.

6.- Desarrollar acciones alternativas.

Algunos de los OBJETIVOS podrían ser:

1.1 Formular siempre en base a precios de reposición.

1.2 Mantener un inventario mínimo de 8 días de consumo.

1.3 Analizar el mercado de materias primas una vez al mes.

Las ÁREAS de la empresa que deben involucrarse:

2.1 Finanzas (Tesorería) 2.2 Planta de Alimentos Balanceados. (Producción y Calidad)

2.3 Producción Granjas.

El PLAN DE TRABAJO puede incluir:

3.1 Programa de reuniones periódicas.

3.2 Eventos de capacitación compartida.

3.3 Visitas a proveedores.

Algunas de las ACCIONES compartidas serían:

4.1 Elaboración de presupuesto anual.

4.2 Revisión de costos de formulación.

4.3 Inclusión de ingredientes alternativos.

Las EVALUACIONES deben considerar:

5.1 Periodicidad y aspectos involucrados.

5.2 Participación de otras áreas de la empresa.

5.3 Comparación contra la competencia.

Se pueden considerar las siguientes ACCIONES ALTERNATIVAS:

6.1 Modificación de parámetros de calidad.

6.2 Certificación de proveedores.

6.3 Implementación de cadenas productivas.

 

El Nutriólogo solamente puede mitigar los errores que se cometan en el proceso de compras. De igual forma el Comprador no debe tratar de adivinar qué ingredientes con los mejores desde una perspectiva nutricional.

El trabajo realizado conjuntamente entre el Nutriólogo y el Comprador llevará a producir un Alimento Balanceado Excelente. Los resultados se podrán observar en los parámetros productivos de las granjas.

Adicionalmente se reducirá el riesgo en el negocio pecuario. Si no es posible influir en los precios de venta de los productos, sí es posible controlar los costos de producción, atendiendo el factor más importante que es el alimento.

La volatilidad en los mercados financieros y de materias primas nos exige que tomemos la decisión de realizar un mejor trabajo en equipo entre el Nutriólogo y el Comprador de las empresas pecuarias. De no hacerlo seguiremos pagando una muy costosa factura.